鄂尔多斯市档案馆档案接收进馆标准
为保证进馆档案质量，实现馆藏档案管理的规范化、标准化和现代化，根据《档案法》及其实施办法、《内蒙古自治区档案条例》等档案工作法律、法规，和国家有关档案业务标准，结合鄂尔多斯市档案工作实际，制定本标准。
一、接收档案的总体要求
（一）各立档单位必须按全宗收集整理档案，根据进馆要求，向市档案馆移交档案；
（二）凡反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的对国家和社会具有保存价值的需要永久、长期（30年）保存的各种门类、各种载体的档案，均应收集齐全，确保全宗的完整，经过系统整理后，按规定向档案馆移交。
（三）各单位档案自形成之日起满10年，按规定向市档案馆移交，因特殊情况未能按时移交，经与档案馆协商，可提前或延缓移交档案。
（四）经市档案馆检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向档案馆移交的期限。
（五）撤销单位和承办全市重要会议和重大活动的临时性机构在工作结束后6个月内应将本单位全部档案（包括各种门类、各种载体的档案）及资料按有关规定整理好向市档案馆移交。
(六)归档的材料必须是原件,复印件原则上不得归档，电子文件转换为纸质文件，必须打印为彩色。
二、接收范围和内容
（一）接收范围
接收本市范围内各个时期各类各级机关、团体、企事业单位和经过协商确定的知名人士等档案材料，具体接收范围按照中共鄂尔多斯市委办公厅、鄂尔多斯市人民政府办公厅厅字〔2015〕21号执行。
（二）接收内容
1．文书档案
2．会计档案
3．科技档案
4．专业档案
5．特殊载体档案，包括照片、录音录像、实物等档案
6．各类编研材料，包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等
7．全宗介绍、组织机构沿革、大事记、档案分类方案等。
三、档案接收进馆质量标准
（一）文书档案
1.以案卷为单位实行立卷归档的，应按照《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》GB/T 9705—2008的有关要求进行整理编目。
2．以件为单位进行整理归档的，应按照《归档文件整理规则》DA/T 22-2000执行， 2016年1月1日后形成的档案按照DA/T 22-2015标准执行。
（二）会计档案
会计档案整理标准依照财政部和国家档案局79号令《会计档案管理办法》国家档案局执行，原1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)废止，已经按原《办法》整理好的会计档案，在移交档案馆前须按照新《办法》修改保管期限。
（三）科技档案
科技档案应按照国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)的有关要求整理编目。
（四）其它专业档案的分类整理应符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准。
（五）特殊载体档案
1.照片档案整理应符合《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)和《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）的规定。进馆的照片档案宜装入照片册内，照片文字说明齐全，册内有封面、卷内目录、备考表，在填写封面件数处填写照片张数。数码照片归档时，反映同一内容的若干数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，储存格式应为JPEG、TIFF或RAW，推荐采用JPEG格式，归档的数码照片应附加文字说明。推荐使用一次写光盘作为数码照片长期储存的载体，使用专门装具，并在载体装具上粘贴标签，注明载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。
2.磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）的有关要求整理编目。录音、录像带应经过剪辑整理，装在特制的盒套，并在盒面上，注明题名、时间、录放时间，档号等项目，档号应包括全宗号、目录号和案卷号。录音、录像档案应保证音像清晰，利于长期保存。
3.录音录像档案通过转换形成音视频数字化副本，并且使用光盘进行储存的，应在光盘盒上注明档号、题名、形成时间、时长等项目。
4.实物档案按件编写说明并编制目录，目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号，档号可参照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）编制。
（六）文书档案、会计档案、科技档案、专业档案和特殊载体档案等各类档案，要区分使用不同类别的卷盒、卷皮等档案装具，卷皮、卷盒符合国家标准统一规格。
四、进馆档案信息化
全宗内所有进馆档案及目录要进行数字化加工，在移交纸质档案时，必须同时移交相应的数字化成果（或电子档案），数据可以以光盘移交。档案数字化内容包括：
（一）文书档案、照片档案案卷级目录、文件级目录和归档文件目录输入档案管理系统形成的数据库，档案全文进行扫描形成数字化副本；
（二）专业档案、科技档案、实物档案、录音录像档案等案卷级目录输入档案管理系统形成的数据库，专业档案文件级目录根据材料档案实际情况而定。专业档案全文进行扫描形成数字化副本。实物档案通过拍摄形成数字化副本。录音录像档案进行转换形成音视频数字化副本。
（三）进馆档案必须建立符合要求的案卷级目录数据库、文件级目录数据库和归档文件目录数据库。确保著录项与著录内容完整。
1.文书档案的案卷级目录数据库必须由以下字段组成:案卷级档号、全宗号、目录号、案卷号、全宗名称、责任者、案卷题名、卷内文件起始时间、卷内文件终止时间、卷内文件份数、案卷保管期限、案卷总页数、密级、备注。保管期限一般分为永久、长期、短期，用中文表述。其中案卷级目录档号由全宗号-目录号-案卷号组成，分别由三位、两位、四位阿拉伯数字组成，如015-02-0018。015是全宗号， 02是目录号，0018是案卷号。责任者指立档单位的全称，起始时间填年月，用阿拉伯数字标识，如199701，表示1997年1月。
2.以卷为单位整理的文书档案的文件级目录数据库必须由以下字段组成，文件级档号、卷内顺序号、文号、责任者、文件题名、成文日期、页数、密级、保管期限、附件、备注。其中档号由全宗号-目录号-案卷号-顺序号组成，分别用阿拉伯数字标识。如015-02-0018-008，卷内顺序号用3位阿拉伯数字标识。文号必须填写完整，如鄂档发〔1999〕15号。责任者指文件制发机关。题名即文件标题，没有题名的要自拟题名，并在外面加[]以示区别。涉及立档单位人事任免的文件，如标题中只有一个人名，而正文中不止一个，要把正文中的所有人名都在题名上显示出来，题名写不全可以填写到备注。成文日期用八位阿拉伯数字标识。如19990102。
3.以件为单位整理的文书档案归档文件目录数据库必须由以下字段组成：档号、全宗号、年度、保管期限、件号、责任者、文号、题名、成文日期、档案门类代码、机构（问题）、页数、附件、密级、备注。2016年以前形成的档案档号由全宗号-年度-保管期限-件号组成。如015-2013-永久-0007， 015为全宗号，由三位组成。年度指文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识，保管期限用永久、长期、短期、30年、10年标识，件号用四位阿拉伯数字标识。2016年以后形成的档案档号由全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号组成。如0056-WS·2016-Y-0001或0056-WS·2016-D30-ZJZ-0001。0056为全宗号，在原有三位阿拉伯数字的基础上用“0”补全。档案门类代码由汉语拼音首字母的大写形式标识，如文书档案可用“WS” 标识。年度指文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识。保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别用代码“Y”、“D30”、“D10”标识。归档文件未按照机构（问题）整理的，应省略机构（问题）代码。各机关单位的二级单位应按照机构分类，在档号上应添写机构代码，可采用单位名称或简称的汉语拼音字母的大写形式标识，如鄂尔多斯市城乡建设委员会二级单位鄂尔多斯市建设工程质量监督站，可采用其简称“质监站”汉语拼音首字母大写“ZJZ”标识。各单位在采用字母标识前必须在市档案馆进行登记备案，以免出现重复标识。件号用四位阿拉伯数字标识。
（四）进馆纸质档案数字化必须符合标准。纸质档案数字化参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）执行
1.一般应采用彩色模式进行扫描，扫描分辨率应选择≥200dpi，可根据档案清晰度、档案用途等，调整分辨率。
2.纸质档案扫描采用多页TIFF格式存储，照片档案扫描采用JPEG格式存储，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。
3.图像要进行旋转、纠偏、去污等处理，以确保图像的完整、准确与清晰。
4.其他数字化的具体要求，详见《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）。
（五）向市档案馆移交的刻录光盘应选用一次性写入光盘，应使用符合国家《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）标准的档案级光盘。
（六）所有数字化成果（或电子档案），要求能与档案文件级目录相链接，建立全文数据库。图像文件的命名：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
（七）档案数字化光盘盒纸和光盘面的标识参照档案数字化光盘标识规范（DA/T 52-2014）执行。
五、进馆档案的定密和解密
依照《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》第十六条规定，移交单位需对拟移交进馆的涉密档案进行解密审核和密级变更，解密审核和密级书面意见与档案一并移交。移交进馆的档案应由立档单位进行密级鉴定，对涉密档案和限制使用档案提出明确意见，并形成涉密档案目录。涉案档案变更密级后，需在档案原件空白处逐份加盖变更解密章。移交的涉密电子档案应与其纸质档案逐一对应，并标示密级。凡不进行解密审核和密级变更的档案一律不予接收。
六、限制利用或公开的情况说明
各单位可依法对有关移交档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用书面意见，其中行政机关涉及政府信息的，应当将该政府信息原属于主动公开、依申请公开或者不予公开的情况在数据条目著录时，对公开类别作明确选项，并在移交的归档文件目录备注栏中予以标注。
七、档案的移交
（一）移交单位必须撰写全宗介绍、大事记、组织沿革、分类方案等材料。全宗介绍以移交的档案为介绍对象，格式应遵循国家档案局制定的《全宗介绍编制规范》的要求。所有这些材料随同档案一起向市档案馆移交，一式二份，纸质载体的一份，电子载体的一份。如不移交以上材料的单位，档案一律不予接收。
（二）档案移交进馆时，应同时移交档案数字化副本、纸质目录和机读目录。
（三）储存数字化档案、目录数据库和数码照片档案等的光盘在向市档案馆移交时应一式两份，一份封存保管，一份异地备份。
（四）市档案馆负责对移交进馆的档案质量及数字化情况进行入库前验收检查，如验收合格率不足95%，目录与原文匹配率不足100%，则退回原单位重新整理修改，等待验收合格后，再办理移交。
（五）移交档案审核通过后，市档案馆与移交单位办理《档案交接文据》 (3份)，准确、完整地填写全部内容，签字并加盖公章，移交单位与市档案馆各存一份，另外一份存入全宗卷中。
（六）已办理完移交手续的档案，严禁替换和修改。
八、本标准自2018年6月起实行，原鄂尔多斯市档案局所发标准如与本标准有抵触者，以此为准。
